Intentional or Accidental? Creating Powerful Organizational Culture

The Tutta Musica Orchestra, the professional orchestra of Sistema NB Teaching Artists, performing for the opening ceremonies of the Avenir Centre, a new 9,000 seat events and entertainment complex in Moncton, NB… and it was a full house!

Picture this: In ten years, your traditional orchestra, with four decades of history, has morphed to include a rapidly expanding community social outreach component.  From an initial pilot project, you now teach 1,100 children daily, in 10 locations, with 60 Teaching Artists from 7 countries.

The changes demand that you acquire new skills and create a new culture.  You must nurture the original best-talent, audition-only orchestra, while accommodating new direction – children with no proven talent, participating without audition, and who are younger, from at-risk communities. You grow from one orchestra to more than fifteen; from an annual budget of $200,000 to more than $3.2 million; and, from a staff of 3 to more than 70.

The scope of change and growth would be challenging for any organization. That’s been the story of the New Brunswick Youth Orchestra, and in particular, its Sistema New Brunswick (Sistema NB) program, the largest of its kind in Canada and still growing.

One factor in our success has been Sistema NB’s deliberate creation of positive organizational culture.  Without that internal vision and plan, the ethos of an organization sprouts by accident.

So we set out to create an organizational culture to generate:

  1. Greatest impact among those we serve;
  2. Strong consensus and commitment among employees, board and volunteers; and,
  3. Highest level of satisfaction among all stakeholders.

These results can’t be left to chance, especially in the face of the pressures of people, change and growth and a mission to engage the wider society.

We believe an empowering culture must be deliberately created.  Even more, if you want to achieve your mission, you must think about organizational culture.

We began with a definition, “A matrix of shared values, beliefs, assumptions, and expectations that defines “normal” and determines how people in an organization will do their work.” (compiled from various sources).

We then constructed a model for creating culture intentionally.  Think of what has to happen for culture to take hold intentionally in an organization.  First we must affect how our people think.  Then we must work to ensure we act in alignment with how we think.  And then we must sustain that thinking and acting over time.

An NBYO Experience Card

So organizational culture is the product of—Think x Act x Sustain.  When we do that, we will generate empowering organizational culture.  And that culture will generate momentum and will drive health and excellence in our organizations.

Think.  For us, this is a combination of our mission, vision and values.  Most are familiar with mission and vision.  We got our greatest traction by defining our values, what we think of as the core priorities of our organization that define our identity and that guide our actions.  There could be a long possible list but we identified just three:

  • Our highest priority is the care and nurture of young artists.
  • We pledge to provide exceptional service that inspires, educates and empowers young musicians.
  • Creating excellence. We are committed to the learning and artistic excellence of our young artists, and high performance in all aspects of our organization.

Act.  Then it’s about how we act, how we walk the talk, and put our values into practice every day. But not everyone knows how to translate our values into action. So we help them.  We use two tools for this, the Motto and the Pledge.

Motto

Very Important People Serving Very Important People

The motto helps define relationships between employees and between employees and the students we serve.

Pledge

How we act is also guided by ‘Our Pledge’, 9 statements that help us understand how to walk-the-talk.  Here’s an example:

“I will embrace teamwork and lateral service to meet the needs of young artists, the program and each other.”

We understand this to mean that all of us pitch in to do what is necessary to get the job done whether or not that task is a part of our job description. There is never any such thing as saying ‘That’s not my job.”  We are not just specialists, but we are part of a team that is interested in each other and in the whole of the organization.

Sustain.  Perhaps this is the most important part.  I remember doing the ‘mission talk’ in the early years of developing Sistema NB.  Would it be remembered by the end of the day?  The week? During a particularly challenging time?  With organizational culture, there is a lot of information.  Some of it is abstract.  How do we remember it, implement it, and live it out over time?  We created two tools, the ‘NBYO Experience Card’ and the ’20 Minute Dress Rehearsal.’

The NBYO Experience card is a multi-fold, credit card sized ‘booklet’ that contains all the elements of our intentional culture.  Every person in the organization has a copy.  The 20 Minute Dress Rehearsal’ is a once-weekly conversation where staff teams, in our ten locations throughout the province, remind each other of the elements of the NBYO Experience.  Teams meet, review the NBYO Experience Card.  Someone shares a story of exemplary service and together they discuss how this connects to what we are doing to serve, care and create excellence.  This is not a staff meeting but an opportunity to inspire each other in our collective work together.

In the end, the goal is to help align individuals and our entire team with an empowering understanding of who we are together, generating momentum and driving health and excellence in our organization, so that we can effectively achieve our mission.

Author: Ken MacLeod, CEO New Brunswick Youth Orchestra/Sistema NB, Canada

Date: 28 May 2019


¿Por intención o por casualidad? Crear una cultura organizacional poderosa

Por Ken MacLeod, CEO de la Orquesta Juvenil de New Brunswick/Sistema NB, Canadá

Imagina esto: En diez años, tu orquesta tradicional, con cuatro décadas de historia, se ha transformado para incluir un componente de compromiso social y comunitario que se expande rápidamente. Desde un proyecto piloto inicial, ahora enseñas a 1,100 niños diariamente, en 10 lugares, con 60 artistas formadores de 7 países.

Los cambios requieren que tú adquieras nuevas habilidades y que crees una nueva cultura. Debes nutrir la orquesta original, ahora la más avanzada, accesible solo por audición, mientras acomodas también a la nueva generación—niños sin habilidades comprobadas, participando sin audición, y que son más jóvenes, de comunidades vulnerables. Una orquesta crece a más de 15; de un presupuesto anual de US$ 200,000 a más de US$ 3.2 millones; de un equipo de trabajo de 3 personas a más de 70.

El rango de crecimiento y cambios sería un reto para cualquier organización. Esta ha sido la historia de la Orquesta Juvenil de New Brunswick, y en particular su programa Sistema New Brunswick (Sistema NB), el más grande de Canadá y todavía en fase de crecimiento.

Un factor de nuestro éxito ha sido la creación intencional de una cultura organizacional positiva en Sistema NB. Sin una visión y planeación interna, los valores de una organización brotan por casualidad.

Entonces pretendimos crear una cultura organizacional para generar:

  1. El máximo impacto en la población que atendemos;
  2. Un consenso y un compromiso fuerte entre el personal, el consejo, y los voluntarios
  3. El nivel máximo de satisfacción entre todas las partes interesadas

Estos resultados no pueden ser dejados a la casualidad, especialmente ante las presiones de la gente, el cambio, el crecimiento, y una misión de involucrar la sociedad de una manera más amplia.

Creemos que una cultura empoderadora debe ser creada deliberadamente. Es más, si quieres lograr tu misión, debes pensar sobre la cultura organizacional.

Empezamos con una definición (compilada de varias fuentes): “Una matriz de valores, creencias, suposiciones, y expectativas compartidas que definen lo ‘normal’ y determina cómo la gente en una organización hará su trabajo.”

Luego construimos un modelo para crear una cultura intencionalmente. Piensa en lo que debe suceder para que la cultura se enraíce en una organización. Primero debemos afectar la manera de pensar de nuestra gente. Luego debemos trabajar para asegurar que estamos actuando de acuerdo a nuestra manera de pensar. Y luego debemos sostener esta manera de pensar y actuar a lo largo del tiempo.

Entonces la cultura organizacional es el producto de— Pensar x Actuar x Sostener. Cuando hacemos esto, generamos una cultura organizacional empoderadora. Y esta cultura generará una potencia que dará el motor a la salud y la excelencia de nuestras organizaciones.

Pensar. Para nosotros, eso es una combinación de nuestra misión, nuestra visión, y nuestros valores. Muchos ya conocen nuestra misión y visión. Ganamos mucho terreno definiendo nuestros valores— las prioridades centrales de nuestra organización que definen nuestra identidad y guían nuestras acciones. La lista podría ser muy larga pero identificamos sólo tres:

  • Nuestra máxima prioridad es cuidar y nutrir a jóvenes artistas.
  • Prometemos proveer un servicio excepcional que inspira, educa, y empodera a jóvenes músicos.
  • Crear excelencia. Estamos comprometidos con el aprendizaje y la excelencia artística de nuestros jóvenes artistas, y el alto desempeño en todos los aspectos de nuestra organización.

Actuar. Luego importa cómo actuamos, cómo hacemos lo que predicamos, y cómo ponemos nuestros valores en práctica todos los días. Pero no todos saben cómo traducir nuestros valores en acción. Entonces les ayudamos. Utilizamos dos herramientas para eso, el Lema y la Promesa.

Lema. “Gente muy importante trabajando en pro de gente muy importante.”

El lema ayuda a definir las relaciones entre nuestro personal y entre el personal y los estudiantes.

Promesa. Nuestras acciones son también guiadas por “Nuestra Promesa,” 9 declaraciones que nos ayuda a entender cómo hacer lo que predicamos. Aquí hay un ejemplo:

“Aceptaré el trabajo en equipo y las estructuras laterales para responder a las necesidades de los jóvenes artistas, el programa, y nosotros.”

Esto significa para nosotros que todos ayudamos a hacer lo necesario para lograr la meta, aunque esa tarea no sea parte de nuestra descripción de trabajo. No existe la idea de “Esto no me toca a mi.” No somos sólo especialistas, somos parte de un equipo que se interesa uno en el otro y en la organización entera.

Sostener. Quizás esta es la parte más importante. Recuerdo cuando yo hacía “la charla sobre la misión” en los primeros años del desarrollo de Sistema NB. ¿La gente se acordaría de mis palabras al final del día? ¿Al final de la semana? ¿Durante un momento particularmente difícil? Con la cultura organizacional, hay mucha información. A veces es abstracta. ¿Cómo recordarla, implementarla, y vivirla a lo largo del tiempo? Creamos dos herramientas: “la Carta de Experiencia NBYO” y “el Ensayo General de 20 Minutos.”

La Carta de Experiencia NBYO es una libreta que se dobla al tamaño de una tarjeta de crédito y que contiene todos los elementos de nuestra cultura intencional. Todas las personas en la organización tienen una copia. El Ensayo General de 20 Minutos es una conversación semanal donde los equipos de personal, en nuestros diez sitios por la provincia, se recuerdan entre ellos los elementos de la Experiencia NBYO. Los equipos se reúnen y repasan la Carta de Experiencia NBYO. Alguien comparte una historia de servicio ejemplar, y juntos hablamos de cómo esta anécdota se conecta con lo que estamos haciendo para atender, cuidar, y crear excelencia. No es una reunión de personal sino una oportunidad de inspirarnos en nuestra labor colectiva.

Al final, el objetivo es ayudar a alinear los individuos y nuestro equipo entero con un entendimiento empoderador de quienes somos juntos, generando la potencia que da el motor a la salud y la excelencia de nuestra organización, para que podamos lograr eficazmente nuestra misión.

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