FEATURE: Setting Up New Locations: Five Things You Should Do First

What are the most important tasks when your organization is setting up a new location? This is a question I have thought about a great deal—especially in my work with Superar, an organization that connects and manages Sistema-inspired programs in six European countries: Bosnia-Herzegovina, Switzerland, Austria, Romania, Slovakia, and Liechtenstein. As the head of International Locations for Superar Austria, I was responsible for setting up Superar locations in different countries, working on their structure and organizational development as well as coaching and leading the teams through change processes, using the principles of Diversity Management.  On the basis of that experience, in addition to years of experience developing and leading teams with other organizations, I have formulated the following five principles about what makes for greatest success when starting new locations in Sistema-inspired organizations.  I hope you find them helpful!

1. How to Start: Research! Research! Research!

Often and especially when we do our jobs passionately and dream big, we forget something very basic: Research! Why is it so important? Because it helps you to step back for a moment and gives you answers to your key questions and supports you to reflect on the idea of expanding your program: Who is your target group in that special location? What do they need? Is it the right location? Is it the right time for your organisation to expand? A smart, small research right at the beginning can enable you to determine key factors that will lead you to success. A lack of research can lead to critical situations for the entire organisation.

Even if it seems evident, here are a few reminders about what to focus on before you start to expand:

  • Check your financial and staff resources
  • Collect socio-demographic data and analyse the possibilities and necessity of implementation of your program in other countries/areas
  • Reflect on the purpose of expansion

2. Risk is inevitable, Resilience and a good corporate structure is everything. INVEST in your Management!

Most NGOs (thus also Sistema organisations) are forced to spend all their financial and staff resources on the core elements—that is, on the music classes with children, music instruments, costs for the rehearsals and other activities with the children.  It seems only natural to act this way. In fact, however, a focus on organisational structure, organisational development, and management is essential for the success and sustainability of the program. Only a solid organizational structure can guarantee not only sustainability but also further development and improvement. Management is needed for resilience and solid structure that are crucial for additional funds and stability.

Furthermore, it is very important to have a formal organizational structure in place before your company grows so large that your unstructured workforce becomes unwieldy and unmanageable. Embrace the management necessary for making and giving space for   creativity—and invest in it!

3. Building on employee skills and self-organisation

The incredible thing about Sistema programs is that there is a bright and wide range of people who have great experiences in many fields.  So building up small cross-functional teams when you are “stuck” somewhere in your management decisions, or you want to set up a program in a new location, can be not just helpful and supportive but also mind-refreshing.  Fostering empowerment and self-responsibility among your employees boosts their intrinsic motivation and makes your program more successful. Especially when teams live in different countries or locations, an approach of setting up self-organising teams is the better way to make programs work successfully.  Trust and motivate them, enable face-to-face interactions and let them participate.

The great thing about setting up programs in different countries is that you have not only cross-functional teams but also cross-cultural teams.

4. Importance of diversity and culture

It is an adventure to travel to your various locations and see how they have adopted the El Sistema program. The variety of countries and cultures (perspective and access/approach) helps people to see things from different angles.  Of course, diversity can at times produce conflicts. When that happens, it is often because team members are bringing different values, rather than different ideas, to the table.

To lead successful cross-cultural teams, and to benefit from diversity, a strong sense of team and organizational inclusion is needed. Moreover, everything that we want to transmit to the kids we should integrate in our own behaviors as well:  respect for each other, overcoming boundaries, and working with each other regardless of ethnicity or region. This requires a lot of self-reflection, open-mindedness, and respect towards others.

5. Make Change While you Can, Before Change Makes You

It is actually all about your ability to adapt to changing circumstances and change the way you react and work by accepting new ideas and approaches. At the same time, this depends on your ability to sustain the quality of the work.  It is very important to support the team through change and to be willing to embrace change in the most productive way by helping others to understand the change and by communicating it in a clear and helpful way.  Always involve the team in the change process…..and never, ever forget the overall vision: a better future for children and youth through music.

Author: Irena Klissenbauer, Former Head of International Locations, Superar and Current Facilitator and Coach for development teams at Drei Telecommunications Company & Consultant in Organisational Development for NGOs


Estableciendo nuevas locaciones: Cinco cosas que deberías hacer primero

Por Irena Klissenbauer, Previa Directora de Locaciones Internacionales, Superar

¿Cuáles son las tareas más importantes cuando tu organización está estableciendo una nueva locación? Esta es una pregunta que me ha hecho pensar mucho—en particular en mi trabajo con Superar, una organización que conecta y gestiona programas inspirados por El Sistema en seis países europeos: Bosnia y Herzegovina, Suiza, Austria, Rumanía, Eslovaquia, y Liechtenstein. Como directora de Locaciones Internacionales para Superar Austria, tuve la responsabilidad de establecer locaciones para Superar en diferentes países. Trabajaba en la estructura y el desarrollo organizacional, además de enseñar y guiar a los equipos por los procesos de cambios, utilizando los principios de Manejo de Diversidad. Con base en esa experiencia, sumada a años de experiencia desarrollando y guiando equipos con otras organizaciones, he formulado los siguientes cinco principios sobre lo que crea el mayor éxito cuando se empiezan nuevas locaciones en organizaciones de El Sistema. ¡Espero que los encuentres útiles!

  1. Cómo empezar: ¡Investigar! ¡Investigar! ¡Investigar!

Muchas veces y especialmente cuando hacemos nuestros trabajos con pasión y soñamos cosas grandes, nos olvidamos algo muy básico: ¡la investigación! ¿Porqué es tan importante? Porque te ayuda a alejarte un momento, le da respuesta a tus preguntas claves, y te impulsa a reflexionar sobre la idea de expandir tu programa: ¿Quién es tu grupo objetivo en aquella locación especial? ¿Qué necesitan? ¿Es la locación justa? ¿Es el momento justo para que tu organización se expanda? Un estudio pequeño e inteligente justo al inicio te puede permitir determinar factores claves que te guiarán al éxito. La falta de investigación puede crear situaciones críticas para la organización entera.

Aquí hay unos recordatorios sobre en qué enfocarte antes de que empieces a expandir:

  • Chequea tus recursos financieros y humanos
  • Recopila datos socio-demográficos y analiza las posibilidades y la necesidad de implementar tu programa en otros países u otras zonas
  • Reflexiona sobre el propósito de la expansión
  1. El riesgo es inevitable. La resiliencia y una buena estructura corporativa es todo. ¡INVIERTE en tu Gerencia!

La mayoría de las ONGs (y así también la mayoría de las organizaciones de El Sistema) están obligadas a gastar todos sus recursos financieros y humanos en los elementos esenciales—es decir, en las clases de música para niños, instrumentos musicales, gastos para los ensayos y otras actividades con los niños. Parece natural actuar de esta forma. Sin embargo, un enfoque en la estructura organizacional, el desarrollo organizacional, y la gerencia es esencial para el éxito y la sustentabilidad del programa. Solo una estructura organizacional sólida puede garantizar no sólo la sustentabilidad sino también más desarrollo y mejoramiento. Se necesita la gerencia para la resiliencia y la estructura sólida, elementos cruciales para fondos adicionales y la estabilidad.

Además, es muy importante tener una estructura organizacional formal ya implementada antes de que tu empresa crezca tanto que tu fuerza laboral desorganizada se vuelva difícil de manejar. Acepta la gestión necesaria para crear y dar espacios para la creatividad—¡e invierte en ella!

  1. Construir sobre las habilidades y la auto-organización del personal

La cosa increíble de los programas de El Sistema es que hay una amplia gama de gente brillante que tiene grandes experiencias en muchos campos. Entonces crear pequeños equipos multi-funcionales cuando estás “varado” en algún punto de tus decisiones de gestión, o cuando quieres establecer un programa en una nueva locación, puede ser no sólo útil y alentador pero también te puede refrescar la mente. Fomentar el empoderamiento y la auto-responsabilidad entre tu personal estimula su motivación intrínseca y vuelve tu programa más exitoso. En particular cuando los equipos viven en países o lugares diferentes, una estrategia de establecer equipos auto-organizadores es la mejor manera para hacer los programas funcionar exitosamente. Confía en ellos y motívalos; posibilita interacciones de cara a cara y déjalos participar.

La cosa maravillosa de establecer programas en diferentes países es que tienes no sólo equipos multi-funcionales sino también equipos interculturales.

  1. La importancia de la diversidad y la cultura

Es una aventura viajar a varias locaciones y ver cómo han adoptado el programa de El Sistema. La variedad de países y culturas (perspectiva y acceso/estrategia) ayuda la gente a ver cosas desde ángulos diferentes. Por supuesto, la diversidad a veces puede producir conflictos. Cuando eso pasa, muchas veces es porque los miembros del equipo están trayendo diferentes valores—en vez de diferentes ideas—a la mesa.

Para guiar equipos interculturales exitosos, y para beneficiarse de la diversidad, se necesita un sentido fuerte de equipo e inclusión organizacional. Además, todo lo que queremos transmitir a los niños deberíamos integrarlo también en nuestro propio comportamiento: el respeto para el prójimo, la superación de los límites, y el trabajo entre todos sin importar la identidad étnica ni la región de orígen. Eso requiere mucha auto-reflexión, apertura mental, y respeto hacia los demás.

  1. Cambiar mientras puedas, antes de que los cambios te cambien a ti

De hecho todo tiene que ver con tu habilidad de adaptarte a circunstancias cambiantes y cambiar la forma en que reaccionas y trabajas, aceptando nuevas ideas y estrategias. A la vez, eso depende sobre tu habilidad de sostener la calidad del trabajo. Es muy importante apoyar al equipo a lo largo de los cambios y estar disponibles para abrazar el cambio en la manera más productiva, ayudando a los demás a comprender el cambio y comunicándolo de una manera clara y útil. Siempre involucra al equipo en el proceso de cambio… y nunca te olvides de la visión total: un futuro mejor para niños y jóvenes a través de la música.

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